Einleitung

Die Entwicklung und Implementierung von künstlicher Intelligenz (KI) stellt längst keinen Zukunftsthema mehr dar, sondern ist zu einem praktischen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden. Im vorliegenden Beitrag wird die regelmäßige Nutzung verschiedener KI-Systeme zur effizienten Auswertung von Inhalten, zur Strukturierung von Texten sowie zur Erstellung von Zusammenfassungen kurz erklärt und erörtert.

Dabei wird bewusst die kostenpflichtige Version eingesetzt, da diese im Vergleich zur kostenlosen Variante über bessere Funktionen, schnellere Verarbeitung und zusätzliche Datenschutz- und Sicherheitsmechanismen verfügt.

Im Falle der Analyse von Inhalten, die potenziell personenbezogene oder sensible Daten enthalten könnten, ergibt sich zwangsläufig die Frage nach dem Datenschutz.

Die Vorbereitung.

Um dieses Ziel zu erreichen, sind zwei Schritte erforderlich.

Zunächst werden Informationen mit hochsensiblen Daten gefiltert. Im Zuge dessen werden zudem Sender- und Empfängerdaten, wie etwa E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, von Dritten entfernt. Für diese Aufgabe wurden eigens entwickelte Programme eingesetzt.

Im zweiten Schritt erfolgt die Auswertung der restlichen Daten unter Zuhilfenahme von KI. Zu diesem Zweck wurden zahlreiche Konstellationen von Prompts vorbereitet.

Einsatz mit klarer Zweckbindung

ChatGPT unterstützt uns beispielsweise in der

• Die Zusammenfassung von langen E-Mails oder PDF-Dokumenten in kurzer Zeit stellt eine Herausforderung dar.
• Die Sortierung der E-Mails nach Kategorien ermöglicht die Identifizierung von Abonnements.
• Die Identifizierung von Aufgaben, Fristen oder wichtigen Informationen in Texten stellt einen wesentlichen Aspekt dar.
• Die Gliederung von unstrukturierten Inhalten ist ein wesentlicher Aspekt des vorliegenden Prozesses.
• Es sollen Textvorschläge formuliert werden, die beispielsweise als Antworten, Vereinbarungen oder Hinweise verwendet werden können.

Dabei werden keine „Rohdaten“ weitergegeben, sondern die Texte werden zielgerichtet vorbereitet, wie oben beschrieben.

Die Verarbeitung von hochsensiblen personenbezogenen Informationen des Erblassers oder Dritter erfolgt datenschutzkonform und es werden keine unnötigen Datenübermittlungen vorgenommen.

Warum wir auf die kostenpflichtige Version setzen

Die kostenpflichtige Version (ChatGPT Team/Enterprise) bietet nicht nur eine bessere Rechenleistung und mehr Funktionen, sondern auch klare Vorteile in puncto Sicherheit und Datenverarbeitung.

• Die Nutzung der Daten zu Trainingszwecken ist nicht vorgesehen (abhängig von Plan und Einstellung).
• Es sei darauf hingewiesen, dass vertragliche Regelungen zur Datenverarbeitung existieren, die beispielsweise in den Geschäftsbedingungen für die Nutzung des Geschäftsbetriebs verankert sind.
• Es besteht die Möglichkeit, EU-basierte Rechenzentren zu nutzen.
• Es besteht die Möglichkeit, eine bessere Kontrolle über geteilte Inhalte und den Zugriff auf diese auszuüben.
• Diese Aspekte sind für uns von entscheidender Relevanz, da wir die Nutzung moderner Tools anstreben, ohne dabei die Vertraulichkeit zu gefährden.

Im Folgenden werden die Grundsätze des Datenschutzes dargelegt.

• Trotz der evidenten Vorzüge der KI wird konsequent auf Datenschutz geachtet.
• Im vorliegenden Kontext ist es essenziell, darauf zu achten, dass keine sensiblen personenbezogenen Daten erfasst werden.
• Es erfolgt keine Übermittlung von Gesundheitsdaten, Kontoverbindungen oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 und Art. 10 DSGVO). In den Fällen, in denen dies realisierbar ist, werden die Inhalte vor der Analyse anonymisiert.

Der zweite Einsatz ist durch eine eindeutige Zweckbindung charakterisiert.

• Die Nutzung von KI erfolgt ausschließlich unter der Prämisse der Sinnhaftigkeit für den konkreten Arbeitszweck. Dadurch wird verhindert, dass ungeprüfte Akten, Vertragswerke oder private Inhalte in die Analyse einbezogen werden.
• Der dritte Aspekt, der in diesem Zusammenhang von Relevanz ist, betrifft die Verantwortung und Transparenz.
• Die Nutzung von KI ist allen Mitarbeitenden bekannt. Die Anwendung von ChatGPT erfordert ein Bewusstsein für die zulässigen Anwendungsbereiche und die Einschränkungen der Technologie. Es wurden unternehmensinterne Richtlinien zur Nutzung erstellt.

Es erfolgt eine regelmäßige Prüfung, ob der Dienst weiterhin datenschutzkonform betrieben wird. Im Falle einer Änderung der Geschäftsbedingungen von OpenAI wird eine entsprechende Reaktion unsererseits erfolgen.

Das Fazit lautet wie folgt:

Die Nutzung von KI reduziert den Zeitaufwand, optimiert den Umgang mit Texten und eröffnet neue Möglichkeiten im Arbeitsalltag. Die kostenpflichtigen Versionen stellen leistungsstarke und professionelle Werkzeuge bereit, die zudem eine bessere datenschutztechnische Absicherung bieten.

Es ist evident, dass die Implementierung von KI nicht ohne Weiteres von Erfolg gekrönt sein wird. Für die erfolgreiche und rechtssichere Nutzung sind Regeln, Aufmerksamkeit und Verantwortungsbewusstsein erforderlich. Der Einsatz von KI erfolgt zielgerichtet als Unterstützung und nicht als Substitut. Es wird stets darauf geachtet, dass Vertraulichkeit, Transparenz und Datenschutz gewahrt bleiben.